Studentische Hilfskraft (w/m/d)

• Entgeltgruppe 3 TVöD
• Teilzeit mit 17,5 Wochenstunden
• befristet für 12 Monate

Die Stabsstelle "Internationales, wissenschaftliche Kooperationen" hat zum Ziel, die fachlichen und strategischen Kooperationen der BAuA mit der Scientific Community und Arbeitsschutznetzwerken auf nationaler, europäischer und internationaler Ebene zu stärken und auszubauen. Im Rahmen der internationalen Zusammenarbeit ist auch der Focal Point Deutschland der Europäischen Arbeitsschutzagentur (EU-OSHA) in der Stabsstelle verortet. Dieser koordiniert ein Netzwerk aus deutschen Arbeitsschutzexperten und arbeitet eng mit der EU-OSHA zusammen. Für diesen Bereich suchen wir eine studentische Hilfskraft (w/m/d) für Unterstützungsleistungen.

Aufgaben:

Bei der organisatorischen und administrativen Unterstützung des Focal Points (FOP) Deutschland fallen bei der Zusammenarbeit mit dem deutschen Netzwerk, aber auch mit der EU-OSHA folgende Tätigkeiten an:

• Koordinieren von Abfragen:

  • Schreiben von Mails zur Abfrage im Deutschen Netzwerk, z.T. mit Übersetzungsleistung Englisch-Deutsch
  • ggbfs. Entwurf von geeigneten Formaten für die Abfrage (z.B. Tabelle)
  • Terminüberwachung
  • Zusammenfügen gesammelter Informationen und
  • Rückmelden an EU-OSHA nach Abstimmung mit dem FOP (in englischer Sprache)
• Organisatorische Vor- und Nachbereitung sowie Begleitung von Veranstaltungen (Organisation von Räumen, Bewirtung, technischer Hilfsmittel, Terminvereinbarungen, Entwurf und Versand von Einladungsschreiben und Tagesordnungen, Zusammenstellung und Versand von Sitzungsunterlagen, Anfertigung von Protokollen).
• Materialverwaltung für die Europäische Kampagne sowie Sammlung und Bewertung der Einreichungen für den europäischen Wettbewerb für gute praktische Lösungen
• Unterstützung bei der Erstellung und Überprüfung von Manuskripten zu Publikationen, Vorträgen, Arbeitsberichten und Kampagnenmaterialien inkl. Prüfung der Manuskriptgestaltung, Rechtschreibung, Grammatik und der äußeren Form sowie der Übersetzung ins Deutsche
• elektronische Aktenführung, Registratur und Schriftgutablage gemäß Aktenplan
• Telefonvertretung abwesender Personen (auch englischsprachig)
• anderweitige organisatorische Unterstützung zur Gewährleistung eines effektiven Arbeitsablaufes

Ihr Profil:

Auf der Basis des oben skizzierten Aufgabenprofils sind folgende Kenntnisse und Fähigkeiten vorauszusetzen:

• Organisationstalent
• Kommunikative Fähigkeiten
• fundierte Kenntnisse in Office
• gute Kenntnisse der englischen Sprache (Bearbeitung von E-Mails, Erfassen der wesentlichen Inhalte einer Mail, telefonische Gesprächsannahmen, Weiterleitung und kurze Auskünfte)
• grundlegende Kenntnisse in Büroführung (Aktenführung, Terminplanung, Abwicklung von Korrespondenz)
• Bereitschaft zu Dienstreisen wünschenswert
• Während der Beschäftigung in unserem Haus, werden Sie noch keinen Studienabschluss erhalten haben (Bachelor ausgenommen)

Wir bieten:

• Berufserfahrung in einer mittelgroßen behördlichen Organisation (ca. 700 Mitarbeiter/innen)
• wertvolle Qualifizierung im kommunikativen Bereich
• ein interessantes Tätigkeitsfeld an der Schnittstelle von Wissenschaft, Politik und Wirtschaft
• gutes Arbeitsklima in teamorientierten Strukturen